Giới thiệu về Văn phòng

    07/06/2019 11:54 AM


    CHÁNH VĂN PHÒNG

    ThS. Lê Văn Thành

     

    PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

    ThS. Tạ Văn Khôi

    Văn phòng Học viện Chính trị khu vực II (Văn phòng) được thành lập trong thời kỳ Học viện mang tên là trường Nguyễn Ái Quốc khu vực II trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng trên cơ sở hợp nhất giữa các trường Nguyễn Ái Quốc II, Nguyễn Ái Quốc VII, Tuyên huấn Trung ương II, trường Tổ chức Kiểm tra Trung ương II theo Quyết định 103/QĐ-TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng. Tổ chức bộ máy của trường Nguyễn Ái Quốc khu vực II thời kỳ này ngoài Ban Giám hiệu, trường có 4 khối công tác làm nhiệm vụ quản lý về chuyên môn nghiệp vụ là: Khối Giảng dạy, Khối Quản lý đào tạo và hoạt động khoa học, Khối Hậu cần và Văn phòng. Văn phòng Trường có 4 bộ phận: Tổng hợp, Hành chính, Quản trị và Kiến thiết cơ bản.

    Từ năm 1993 đến năm 2004, Học viện có tên là Phân viện Thành phố Hồ Chí Minh, trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Để đáp ứng những yêu cầu trong tình hình mới tổ chức, bộ máy của Phân viện có nhiều thay đổi. Thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Phân viện đã sắp xếp, bố trí lại và thành lập mới một số đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc Phân viện, Văn phòng được giải thể và thành lập phòng Tổng hợp và Quan hệ quốc tế. Thành lập các phòng thuộc khối hành chính, hậu cần gồm: Phòng Hành chính; Phòng Quản trị, Phòng Tài vụ sáp nhập Phòng Nhà ăn thành Phòng Tài vụ - Nhà ăn; và Phòng Y tế  với Trạm xá thành Trạm Y tế.  Như vậy, tổ chức văn phòng thời kỳ này không được tái lập mà chuyển sang mô hình các phòng hoạt động độc lập và trực thuộc Ban Giám đốc Phân viện.

    Giai đoạn sau năm 2004, Phân viện Thành phố Hồ Chí Minh được đổi tên thành Học viện Chính trị khu vực II, thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh theo Quyết định số 301/QĐ-HVCTQG, ngày 06/3/2006 của Giám đốc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị khu vực II. Đến năm 2006, Văn phòng Học viện Chính trị - Hành chính khu vực II được thành lập theo Quyết định số 771/QĐ-HVCTQG, ngày 04/5/2006 của Giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh trên cơ sở hợp nhất Phòng Tổng hợp và Phòng Hành chính. Đến cuối năm 2006, Giám đốc Học viện II ra quyết định chuyển hai đơn vị nữa vào Văn phòng là Phòng Quản trị và Phòng Y tế. Giai đoạn 2007 - 2008, tiếp tục hoàn thiện bộ máy của Văn phòng, tách Tổ Nhà ăn từ Phòng Tài vụ chuyển về trực thuộc Văn phòng, thành lập mới Đội xe trực thuộc Văn phòng (trước đây Đội xe trực thuộc phòng Hành chính), do yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy Văn phòng và công tác xây dựng trong tình hình mới, đầu năm 2008 Giám đốc ký quyết định thành lập Tổ Xây dựng cơ bản (trước đây thuộc phòng Quản trị). Như vậy, trong khoảng thời gian hơn hai năm từ ngày thành lập đến 2008, Văn phòng có nhiều thay đổi về mặt tổ chức - cán bộ, Văn phòng Học viện Chính trị - Hành chính khu vực II có 7 đơn vị trực thụộc Văn phòng gồm: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính, Phòng Quản trị, Phòng Y tế, Nhà ăn, Đội xe và Tổ xây dựng cơ bản.

    Trong giai đoạn từ năm 2014 – trước tháng 6/2018, Văn phòng là đơn vị trực thuộc Giám đốc Học viện II. Văn phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động chung của Học viện II; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo của Giám đốc; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, công tác hành chính và hậu cần tại Học viện II. Các phòng chức năng trực thuộc Văn phòng Học viện II, gồm: Phòng Tổng hợp; Phòng Hành chính; Phòng Quản trị; Phòng Xây dựng cơ bản; Phòng Công tác Đảng – Đoàn thể; Phòng Y tế; Đội Bảo vệ; Đội xe.

    Từ tháng 6/2018 đến nay, cụ thể hóa chủ trương Hội nghị lần thứ 6 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, Văn phòng được sắp xếp, tinh gọn lại với 03 đơn vị trực thuộc, bao gồm: - Phòng Tổng hợp và Công tác Đảng - Đoàn thể; Phòng Hành chính; Phòng Quản trị và Ứng dụng công nghệ thông tin.

    Trong suốt quá trình hình thành từ những năm 90 của thế kỷ trước đến nay, tập thể lãnh đạo, viên chức, người lao động của Văn phòng luôn không ngừng cố gắng, nỗ lực hết sức mình để hoàn thành nhiệm vụ được Ban Giám đốc Học viện giao phó. Đội ngũ lãnh đạo, viên chức, người lao động của Văn phòng vừa có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, vừa nhiệt tình, sôi nổi tham gia các phòng trào đoàn hội, góp phần củng cố, xây dựng tinh thần đoàn kết, văn hóa trường Đảng.

    2. Chức năng và nhiệm vụ

    Văn phòng là đơn vị trực thuộc Giám đốc Học viện II, có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động chung của Học viện II; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo của Giám đốc; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, công tác hành chính và hậu cần tại Học viện II.

    Nhiệm vụ của Văn phòng là:

    - Chủ trì, phối hợp xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác (ngắn hạn, dài hạn) của Học viện II; làm công tác thông tin tổng hợp, định kỳ báo cáo Giám đốc kết quả thực hiện kế hoạch; sắp xếp thời gian và tổ chức các buổi họp trong Học viện II do Giám đốc chủ trì.

    - Soạn thảo, thẩm định, hiệu đính các văn bản của các đơn vị và của Học viện II trước khi trình Giám đốc ký ban hành. Tổ chức thực hiện và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước và văn bản quản lý của Giám đốc Học viện II.

    - Theo ủy quyền của Giám đốc, Chánh Văn phòng chủ trì các cuộc họp, làm việc với các đơn vị để thống nhất ý kiến về việc giải quyết những vấn đề mà các đơn vị còn có ý kiến khác nhau, trình Giám đốc quyết định.

    - Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Giám đốc trong công tác đối nội, đối ngoại; hoạt động lễ tân, khánh tiết của Học viện II.

    - Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác xuất bản.

    - Xây dựng quy định và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng.

    - Theo dõi và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các đơn vị thuộc Học viện II theo chỉ đạo của Giám đốc.

    - Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật, thu thập, in ấn và quản lý các loại thông tin hành chính theo quy định của pháp luật; tiếp nhận, xử lý, phát hành công văn đi, đến, bảo quản và sử dụng con dấu của Học viện II đúng quy định của pháp luật; quản lý và thực hiện các thủ tục cấp phó bản, chứng thực sao y các loại giấy tờ theo quy định.

    - Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan lập kế hoạch xây dựng, sửa chữa, mua sắm vật tư, tài sản phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu, giảng dạy và học tập…

    - Quản lý, khai thác cơ sở vật chất hiện có của Học viện II để tăng nguồn thu phúc lợi theo đúng quy định hiện hành.

    - Tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy, Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở.

    - Thực hiện công tác khám, chữa bệnh ban đầu, chăm lo sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức và học viên; đảm bảo công tác vệ sinh phòng dịch và an toàn vệ sinh thực phẩm.

    - Giữ gìn an ninh trật tự, bảo đảm an toàn cơ quan.

    - Quản lý và điều hành phương tiện giao thông phục vụ các hoạt động của Học viện II; liên hệ, bố trí phương tiện đi lại, chỗ ăn, ở cho Ban Giám đốc khi đi công tác.

    3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự

    Lãnh đạo Văn phòng: có Chánh Văn phòng và 01 đến 02 Phó Chánh Văn phòng.

    Các phòng chức năng trực thuộc Văn phòng Học viện II, gồm:

              - Phòng Tổng hợp và Công tác Đảng - Đoàn thể

              - Phòng Hành chính

              - Phòng Quản trị và Ứng dụng công nghệ thông tin

    Các phòng có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và tổ trực thuộc có Tổ trưởng. Việc thành lập, bãi bỏ các đơn vị trên do Giám đốc Học viện II quyết định theo đề nghị của Chánh Văn phòng và Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ.

    4. Một số thành tựu

       Bước vào thời kỳ mới, đẩy mạnh việc kiện toàn bộ máy quản lý hành chính nhà nước theo hướng tinhs gọn, hiệu quả góp phần vào sự nghiệp chung của đất nước, Học viện Chính trị khu vực II tất yếu không nằm ngoài dòng chảy đó và điều cần phải có là bộ máy Văn phòng làm việc hiệu quả, chất lượng, kịp thời, mang tầm quốc tế được xem là một hướng chiến lược trên con đường phát triển của Học viện. Những năm vừa qua, trong hoạt động của Văn phòng đã đạt được một số thành tựu tích cực như:

    - Trong thời gian qua, công tác tổng hợp, thi đua khen thưởng đã thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình, tham mưu cho Văn phòng cũng như Ban Giám đốc nhiều chủ trương lớn. Dự thảo nhiều văn bản phục vụ công tác quản lý như: Quy định về thi đua, khen thưởng; Quy định về chức năng, nhiệm vụ và lề lối làm việc của Văn phòng, quy định về quản lý và sử dụng xe ôtô và các loại văn bản khác, góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả điều hành của Giám đốc. Về nội dung văn thư, lưu trữ, đã tham gia tốt trong điều hành, xử lý văn bản đi – đến thông qua phần mềm I-Office; phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý các văn bản khác theo yêu cầu của Giám đốc và Chánh Văn phòng. Chủ động thực hiện công tác pháp chế tiếp nhận, kiểm tra về nội dung, thể thức, thủ tục ban hành các văn bản hành chính và thanh tra pháp chế.

    Về công tác thi đua, khen thưởng, bước đầu đạt được những kết quả nhất định. Tuyệt đại bộ phận công chức, viên chức Học viện hưởng ứng phong trào thi đua, góp phần làm chuyển biến tích cực các mặt hoạt động của Học viện: các buổi sinh hoạt chung toàn Học viện được nhiều người quan tâm tham gia đông đủ; có tiến bộ trong việc chấp hành những quy định của Học viện, tạo ra một phong trào nghiên cứu khoa học sâu rộng hơn. Từ đó, đưa công tác thi đua dần đi vào thực chất, việc bình xét thi đua công bằng hơn, không có sự sắp đặt trong việc đề nghị công nhân các danh hiệu thi đua ở các đơn vị (theo hình thức luân phiên nhau), danh hiệu thi đua được ghi nhận, tôn vinh xứng đáng, thi đua là mục tiêu cho mọi người phấn đấu.

    - Công tác quản trị trong thời gian gần đây có nhiều cố gắng, thể hiện qua việc đáp ứng cơ bản về cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo và nghiên cứu khoa học. Đảm bảo cảnh quan môi trường sạch đẹp, thông thoáng, tạo động lực trong học tập và nghiên cứu khoa học, kết quả là có nhiều đoàn công tác của Học viện bạn đến học tập kinh nghiệm, trong nhiều năm liền Học viện được Thành phố công nhận đơn vị đạt danh hiệu công sở văn hóa, văn minh, sạch đẹp, an toàn. Mua sắm, quản lý tài sản, các công trình sửa chữa và xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị mới cho hội trường, phòng học, phòng làm việc trong toàn Học viện theo đúng quy định và theo dự trù kinh phí được cấp. Khắc phục kịp thời những sự cố về điện nước trong thời gian sớm nhất để phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và sinh hoạt trong Học viện. Hàng năm có thực hiện việc kiểm kê, thanh lý tài sản và báo cáo kịp thời theo quy định của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.  

    - Trong thời gian qua, công tác xây dựng cơ bản đã đạt được nhiều kết quả nhất định trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao, có nhiều đổi mới trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xét duyệt đến đấu thầu và giám sát thi công các hạng mục công trình. Đã tiến hành thực hiện các quy trình đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và chào hàng cạnh tranh áp dụng cho các dự án, công trình, hạng mục sửa chữa, mua sắm v.v… một cách công bằng, trung thực, công khai dân chủ, ngoài việc đăng trên báo thông tin đấu thầu, báo điện tử, báo địa phương đúng theo luật, đồng thời còn đăng trên bảng thông tin cho toàn bộ công chức, viên chức, người lao động trong Học viện biết để tiện theo dõi hoạt động xây dựng nội bộ đơn vị và kịp thời đóng góp ý kiến. Đây là thành công nổi bật của công tác xây dựng trong thời gian qua, vì trước đây Học viện chưa từng thực hiện công việc này, với tinh thần trách nhiệm và đổi mới Văn phòng phối hợp với các đơn vị tư vấn đã tổ chức thành công việc đấu thầu các công trình lớn theo quy định của Nhà nước và Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.

    - Công tác chăm sóc sức khỏe đã thực hiện nghiêm túc quy định trực, hoàn thành tốt việc chăm sóc sức khỏe cho công chức, viên chức, người lao động và học viên, khám và cấp thuốc chữa bệnh ban đầu không để xảy ra sai sót về mặt chuyên môn, với tinh thần phục vụ chu đáo. Đội ngũ nhân viên lái xe có tay nghề kinh nghiệm, trong thời gian dài, không để xảy ra tai nạn giao thông trong quá trình điều khiển phương tiện tham gia giao thông, bảo đảm an toàn cho người và tài sản, đây là một thành công rất lớn.

    - Hệ thống máy tính và mạng Internet luôn hoạt động ổn định và tối ưu góp phần đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin trong công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu. Các phần mềm Văn phòng I-Office và phần mềm Quản lý đào tạo đã từng bước góp phần nâng cao công nghệ thông tin hóa trong công tác văn phòng và công tác quản lý đào tạo. Hệ thống email tên miền của Học viện nhằm cung cấp thông tin liên lạc đã đáp ứng kịp thời mục đích công việc, học tập cho các cá nhân, đơn vị và học viên các lớp. Đồng thời, đã chặn đứng việc tấn công mạng vào hệ thống máy tính, phá hoại dữ liệu máy tính thông qua việc cài đặt, quét virus, vá lỗi cập nhật Hệ điều hành máy tính cho một số đơn vị khoa, phòng ban trong khoãng thời gian từ tháng 3 và 4 năm 2018. Tổ chức thành công các hội nghị trực tuyến với Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh về một số mặt công tác như: Tổng kết công tác thi đua khen thưởng và triển khai nhiệm vụ; Giao ban quý; Tổng kết hoạt động khoa học năm; Phổ biến kế hoạch Đảng ủy Học viện Chính trị Quốc gia HCM, Đoàn Thanh niên Học viện Chính trị quốc gia HCM./.

    • Năm phát hành
    • Đang truy cập:70
    • Hôm nay: 225
    • Tháng hiện tại: 12824
    • Tổng lượt truy cập: 22505891