I. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ
1. Vị trí, chức năng
Văn phòng Học viện là đơn vị trực thuộc Học viện II có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Học viện tổng hợp, đánh giá chung hoạt động của Học viện, tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, điều phối chương trình làm việc của Lãnh đạo Học viện, các đơn vị trực thuộc Học viện theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Giám đốc Học viện; Giúp Giám đốc Học viện quản lý công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, cung cấp thông tin báo chí, công tác đảng – đoàn thể; quản lý, tổ chức thực hiện quản trị công sở, mua sắm, sửa chữa tài sản công; phục vụ hậu cần, công nghệ thông tin, y tế, bảo vệ an ninh trật tự trong Học viện.
2. Nhiệm vụ
1. Tham mưu giúp Giám đốc Học viện trong chỉ đạo, điều hành hoạt động chung của Học viện, làm nhiệm vụ thư ký tổng hợp; chủ trì phối hợp công tác giữa các đơn vị trực thuộc Học viện, phối hợp thực hiện công tác văn phòng của các đơn vị trực thuộc Học viện theo quy định của Học viện. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, năm của Học viện, lịch làm việc của Lãnh đạo Học viện trình Giám đốc Học viện quyết định; giúp Giám đốc Học viện theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, lịch công tác của Học viện; Xây dựng báo cáo định kỳ hằng tháng về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ, chương trình công tác của Học viện; xây dựng và tham gia xây dựng, góp ý các đề án, văn bản theo chức năng, nhiệm vụ hoặc theo sự phân công của Giám đốc Học viện. Kiểm tra, xử lý hồ sơ, văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo Học viện; bảo đảm thực hiện các quy định được Học viện ban hành;
2. Công tác văn thư, lưu trữ: Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, phối hợp theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến; Quản lý văn bản đi: kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đảm bảo đúng thủ tục, quy định hiện hành. Phối hợp với các đơn vị nhân bản đóng dấu, phát hành.
3. Công tác quản trị hậu cần: Phối hợp với các đơn vị xây dựng chiến lược, đề án, kế hoạch hằng năm, trung hạn, dài hạn về quản lý tài sản, đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản; Tham mưu cho Lãnh đạo Học viện quản lý các dự án đầu tư, phát triển, xây dựng cơ bản, sửa chữa, cải tạo, bảo trì trụ sở Học viện theo quy định của pháp luật và của Học viện; thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư đối với những công trình của Học viện khi được giao; Giúp Giám đốc Học viện quản lý trụ sở và tài sản của Học viện; tổ chức thực hiện việc mua sắm, tiếp nhận, cải tạo, duy tu, bảo trì, bảo dưỡng, mua mới, thay thế, sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên tài sản, phương tiện, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Học viện theo kế hoạch được Giám đốc Học viện quyết định.
4. Công tác y tế Học viện: Thực hiện chăm sóc sức khỏe ban đầu cho viên chức, người lao động và học viên; Cấp phát thuốc đối với các bệnh thông thường; Phối hợp cơ sở y tế bảo đảm vệ sinh phòng, chống dịch bệnh tại Học viện
5. Thực hiện nhiệm vụ công nghệ thông tin: Chủ trì tham mưu về công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành của Học viện; Quản lý hệ thống máy chủ, vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng và các hoạt động chuyên môn của Học viện; Phối hợp với Tạp chí Khoa học chính trị, quản trị Cổng thông tin điện tử Học viện.
6. Công tác truyền thông, lễ tân, ngoại giao: Là đầu mối tiếp nhận và xử lý, trao đổi thông tin với các phương tiện thông tin truyền thông đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình,…); Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí theo quy định của pháp luật và của Học viện; Phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Giám đốc trong công tác đối nội, đối ngoại đơn vị ngoài Học viện; hoạt động lễ tân, khánh tiết của Học viện.
7. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Giám đốc Học viện giao.
II. Tổ chức bộ máy
1. Lãnh đạo Văn phòng gồm:
- Đồng chí Tạ Văn Khôi - Chánh Văn phòng
- Đồng chí Sái Công Sim - Phó Chánh Văn phòng
- Đồng chí Hoàng Trọng Bình – Phó Chánh Văn phòng
- Đồng chí Vũ Thị Mai Vân – Phó Chánh Văn phòng
2. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Học viện gồm 03 bộ phận:
- Bộ phận Hành chính - Tổng hợp, Pháp chế và Công tác đảng - đoàn thể;
- Bộ phận Quản trị, Công nghệ thông tin và Y tế;
- Bộ phận Dịch vụ, Kỹ thuật, Hậu cần và Bảo vệ.
- Tổng số cán bộ, viên chức và người lao động thuộc Văn phòng tại điểm tháng 5/2024: 54 đồng chí.
III. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển
- Ngày 27/6/2014, Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh ký ban hành Quyết định số 2953/QĐ-HVCTQG về Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị khu vực II. Quyết định gắn với dấu mốc đổi tên Học viện Chính trị - Hành chính khu vực II sang Học viện Chính trị khu vực II đến ngày nay. Lúc này Văn phòng Học viện II có các phòng sau:
1. Phòng Tổng hợp
2. Phòng Hành chính
3. Phòng Công tác Đảng - Đoàn thể
4. Phòng Quản trị
5. Phòng Công nghệ thông tin
6. Phòng Xây dựng cơ bản
7. Phòng Quản lý xe
8. Phòng Bảo vệ
9. Trạm Y tế
- Ngày 28/4/2017 Học viện II có Quyết định số 259/QĐ-HVCTKVII về Sáp nhập Phòng Xây dựng cơ bản và Phòng Quản trị thuộc Văn phòng.
- Ngày 28/4/2017 Học viện II có Quyết định số 263/QĐ-HVCTKVII về Sáp nhập Phòng Quản lý xe và Phòng Hành chính thuộc Văn phòng.
- Ngày 15/5/2017 Học viện II có Quyết định số 307/QĐ-HVCTKVII về xác định tên gọi đơn vị y tế của Học viện II.
- Ngày 18/8/2017 Học viện II có Quyết định số 749/QĐ-HVCTKVII về Sáp nhập Phòng Bảo vệ vào Phòng Hành chính thuộc Văn phòng.
- Ngày 23/3/2018 Học viện II có Quyết định số 161/QĐ-HVCTKVII về điều chuyển một số nhiệm vụ của phòng Quản trị sang Phòng Hành chính.
- Ngày 12/6/2018 Học viện II có Quyết định số 570/QĐ-HVCTKVII về Sáp nhập Phòng Tổng hợp và Phòng Công tác Đảng - Đoàn thể thuộc Văn phòng.
- Ngày 12/6/2018 Học viện II có Quyết định số 570/QĐ-HVCTKVII về Sáp nhập Phòng Quản trị, Trạm Y tế, Phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng lấy tên gọi Phòng Quản trị và Ứng dụng công nghệ thông tin.
- Ngày 28/12/2018 Học viện II có Quyết định số 1547/QĐ-HVCTKVII quy định về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
- Ngày 06/6/2019 Học viện II có Thông báo số 269/TB-HVCTKVII về Tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Hỗ trợ đào tạo - khoa học; Phòng Hành chính và Tổng hợp (Trung tâm Hỗ trợ đào tạo - khoa học được thành lập khi tách các bộ phận, nhân sự của đội xe, hội trường, nhà khách, bảo vệ thuộc Phòng Hành chính; phần nhân sự còn lại của Phòng Hành chính sáp nhập vào phòng Tổng hợp công tác Đảng đoàn thể lấy tên gọi là Phòng Hành chính và Tổng hợp).
- Đến tháng 5/2023, Văn phòng Học viện II gồm có các phòng trực thuộc sau:
+ Phòng Hành chính và Tổng hợp.
+ Phòng Quản trị và Ứng dụng công nghệ thông tin.
+ Trung tâm Hỗ trợ đào tạo - khoa học.
- Ngày 23/5/2023 Giám đốc Học viện II ban hành Quyết định 4328– QĐ/HVCTKVII quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và lề lối làm việc của Văn phòng Học viện Chính trị khu vực II. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 1/6/2023 và thay thế Quyết định số 1547/QĐ-HVCTKVII, ngày 28/12/2018. Theo đó từ ngày 01/6/2023 Văn phòng Học viện II không còn duy trì 03 phòng chức năng trực thuộc.
IV. Thành tích
Danh hiệukhen thưởng những năm gần đây
1. Văn phòng
- Năm 2019 đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc”, theo Quyết định số 6911/QĐ-HVCTQGHCM, ngày 30/12/2019 của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
- Năm 2020 đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc”, theo Quyết định số 44/QĐ-HVCTQGHCM, ngày 07/01/2021 của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
- Năm 2021 đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc”, theo Quyết định số 7121/QĐ-HVCTQGHCM, ngày 11/01/2022 của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh
- Năm 2022 đạt danh hiệu “Tập thể Lao động xuất sắc”, theo Quyết định 14339-QĐ/HVCTQG ngày 05/01/2023 của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
- Năm 2023 đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc”, “Cờ thi đua cấp bộ” theo Quyết định 21670-QĐ/HVCTQG ngày 08/01/2024 của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
2. Phòng Hành chính và Tổng hợp
- Ba năm liên tiếp 2017 - 2019 đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc”, “Cờ thi đua cấp bộ” của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh khen tặng.
- Năm 2020 đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc, Cờ thi đua cấp bộ” theo QĐ số 44/QĐ-HVCTQGHCM, ngày 07/01/2021 của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
- Năm 2021 đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc” QĐ số 7121/QĐ-HVCTQGHCM, ngày 11/01/2022 của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh; Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, QĐ số 1753/QĐ-TTg ngày 19/10/2021 của Thủ tướng Chính phủ về “khen thưởng tập thể đã có thành tích xuất sắc trong công tác từ năm 2016 đến năm 2020, góp phần vào sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc”.
3. Phòng Quản trị và Ứng dụng công nghệ thông tin
- Từ năm 2015 đến 2018, phòng Quản trị và Ứng dụng công nghệ thông tin đạt các danh hiệu “Tập thể lao động tiên tiến”.
- Trong năm 2019, phòng Quản trị và Ứng dụng công nghệ thông tin đã phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được Học viện ghi nhận và khen thưởng với các mặt công tác, cụ thể: Công tác đảng của chi bộ: “Chi bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ”; Công tác chính quyền: “Tập thể lao động xuất sắc”; Công tác Công đoàn: “Tập thể Công đoàn xuất sắc”; 18 Cá nhân đạt danh hiệu “Lao động tiên tiến”; 02 cá nhân đạt danh hiệu “Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ”; 02 Cá nhân đạt danh hiệu: “Đảng viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ”; 04 Cá nhân đạt danh hiệu: “Công đoàn viên xuất sắc”.
4. Trung tâm Hỗ trợ đào tạo - khoa học
- Thành lập năm 2019, Trung tâm Hỗ trợ đào tạo -khoa học cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao, và đạt danh hiệu “Tập thể lao động tiên tiến, 01 chiến sĩ thi đua cơ sở”.
